БИЗНЕС-СЕТЬ KINETICS CRM CALL-ЦЕНТРЫ ERP ECM ITSM PM АБС АБН SEC SAAS
 
О БУХУЧЕТЕ НОВОСТИ АНАЛИТИКА КАТАЛОГ ПО ПОСТАВЩИКИ ФОРУМ Напишите нам!  

СТАТЬИ
АНАЛИТИКА
ОБЗОР ПО
ИНТЕРВЬЮ
ВИДЕО
СОВЕТЫ БУХГАЛТЕРУ
КАЛЕНДАРЬ      НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА

crm ПОДПИСКА

Чтобы подписаться на рассылку новостей сайта, введите свой e-mail:

 
ПРАВИЛО ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ
Двойная запись — способ ведения бухгалтерского учёта, согласно которому каждое изменение наличия и состояния средств предприятия влияет на итоги по крайней мере двух счетов. Любая операция отражается по кредиту (правая сторона) одного счёта или счетов и дебету (левая сторона) другого счёта или счетов. При ведении учёта методом двойной записи действует закон сохранения: сумма дебетов всех счетов всегда равна сумме кредитов всех счетов. Это позволяет легко контролировать правильность ведения учёта: если баланс не сходится, то где-то есть ошибка, которую надо найти и исправить.
 

АНАЛИТИКА

АНАЛИТИКА

Критерии выбора бухгалтерской программы

В процессе выбора бухгалтерской программы для ведения учета в компании пользователи опираются на важные для себя критерии, которые позволяют принять правильное решение. В данной статье выделены основные критерии пользователя для оценки бухгалтерского программного обеспечения.

Говоря о выборе бухгалтерской системы, в большинстве случаев его делают сами бухгалтеры. На что они могут опираться при принятии решения? В первую очередь на свой опыт, опыт своих коллег и знакомых.

Такой подход часто ограничивает круг рассматриваемых продуктов. Определим критерии выбора типового бухгалтерского программного обеспечения.
Основным критерием для многих является базовый функционал системы. Это один из самых обширных для анализа критериев. В настоящее время предлагаемый функционал наиболее используемых систем схож. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных (информация в виде первичных документов вводится в систему, при проведении которых автоматически формируются предопределенные проводки) и позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с ПБУ (положением по бухгалтерскому учету). Далее следует вести разговор о полноте функционала, например, возможности автоматического ведения налогового учета, возможности построения распределенной информационной базы (работа удаленных офисов с последующей синхронизацией введенных данных) и т.д.

Ниже приведен перечень стандартных функций для большинства систем:
- Ведение учета по традиционной или упрощенной системе налогообложения
- Ведение учета по ЕНВД
- Оформление первичных документов
- Учет МПЗ
- Учет комиссионной торговли
- Учет операций с тарой
- Учет банковских и кассовых операций
- Учет расчетов с контрагентами
- Учет ОС и НМА
- Учет основного и вспомогательного производства
- Учет полуфабрикатов
- Учет косвенных расходов
- Учет НДС
- Учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет
- Налоговый учет (по налогу на прибыль)
- Автоматические завершающие операции по закрытию месяца
- Построение стандартных бухгалтерских отчетов
- Автоматическое формирование регламентированной отчетности.
- Наличие указанных функций можно считать необходимыми для современной системы.

Говоря о возможностях типовых конфигураций существующих бухгалтерских программ, стоит отметить направленность функционала на обслуживание стандартных бухгалтерских бизнес-процессов. Если в компании требуется вести, например, бухгалтерский учет строительной организации, необходимы формы КС-2, КС-3, пообъектный учет затрат и т.д., то, как правило, необходимо использовать специализированные отраслевые решения, которые позволят без глубокой переработки поставляемой системы вести бухгалтерский учет. К сожалению далеко не все предлагаемые на рынке бухгалтерские программные продукты могут предложить соответствующий функционал. Поэтому, при выборе оптимального типового программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании, следует выделить специфические разделы учета, которые могут потребовать дополнительного согласования и доработки при внедрении системы. Такие как: сложный учет и распределение затрат, экспортные операции, сложный учет НДС, отраслевая специфика.

Говоря о выборе и установке программы для ведения бухгалтерского учета, стоит говорить не сколько о самой программе, а о комплексном обслуживании. В первую очередь об оперативности отражения изменений законодательства. Постоянное изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной платы персонала компании требуют от системы своевременного обновления. Это один из самых важных критериев оценки программы с точки комфорта работы пользователя в системе. В настоящее время ведущие вендоры предоставляют получение оперативных обновлений по средствам сети интернет. Имея зарегистрированную копию программы, собственный уникальный пароль доступа, пользователь имеет возможность оперативно скачивать обновления системы самостоятельно. Такой сервис дает возможность опытным пользователям самостоятельно устанавливать обновления без дополнительных контактов или затрат на вызов специалиста. При этом стоит иметь ввиду, что доработанные конфигурации с измененной бизнес логикой типовой конфигурации самостоятельно обновить крайне сложно. В этом случае потребуются услуги соответствующих специалистов.

Следующим важным фактором является юзабилити системы. Проще говоря, система должна быть интуитивно понятна пользователю, владеющему предметной областью. В настоящее время ведущие разработчики бухгалтерского программного обеспечения уделяют особое внимание интуитивно понятному интерфейсу системы, возможностям быстрого запуска, самостоятельного освоения системы. Наличие пакета методической литературы способствует успешному запуску системы. Причем стоит разделять методическую литературу и описание программы, которое поставляется с пакетом программ. Специализированные методические материалы позволяют самостоятельно изучить нюансы работы с новой программой, а также найти ответы на вопросы, возникающие при работе с программой, особенно на этапе запуска.

Говоря о любой системе, одним из самых важных аспектов является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.

Обычно, при запуске нового программного комплекса, необходим первичный перенос данных из предыдущих систем учета. Большинство современных программ позволяют специалистам перенести большую часть остатков, если они имеются в электронном виде. При этом стоит отметить, что далеко не всегда имеет смысл прибегать к сложному процессу автоматического переноса, т.к. в большинстве случаев достаточно потратить относительно немного времени на ручной ввод бухгалтерских остатков. Это не относится к остаткам, насчитывающим тысячи записей аналитического учета.

Нельзя пропустить наличие и качество предлагаемого обучения работе пользователей с системой. Причем большинство поставщиков бухгалтерского программного обеспечения обладают собственными учебными центрами, а некоторые из них предлагают бесплатное прохождение курса при установке программного продукта. В большинстве случаев такое ознакомление с системой происходит в специализированных учебных классах партнера. В связи с увеличивающейся сложностью бухгалтерских программ желательно прохождение полноценного курса обучения в учебном центре, что существенно снизит время на дальнейшее освоение системы. В очень редких случаях достаточно 2-3 часа общения со специалистом для освоения программы. При запуске больших проектов по ведению бухгалтерского учета может быть целесообразно проведение обучения на территории заказчика, что снизит временные издержки персонала. В последнее время многие руководители компаний и главные бухгалтеры уделяют особое внимание необходимости обучения персонала при запуске и эксплуатации бухгалтерских систем.

Продолжая разговор о поддержке системы, важно оценить уровень и количество специалистов у поставщика программного продукта для поддержки своих пользователей. В последнее время не редка ситуация, когда компания установила программный продукт, а количество специалистов не позволяет осуществлять оперативную поддержку клиентов или телефонная линия консультаций не готова обслужить всех заинтересованных пользователей. Компетенция и профессионализм сотрудников партнера по поставке и обслуживанию системы для многих пользователей является важным критерием приверженности конкретному программному продукту и компании поставщика. При отсутствии опыта, оценить поставщика программного продукта можно по данным о наличии и количестве соответствующих сертификатов у сотрудников компании и статусов самой организации. В большинстве случаев, высококлассные специалисты, способные решать нетривиальные задачи и довести серьезный проект до завершения, сконцентрированы в крупных компаниях давно работающих в сфере поставки и внедрения бухгалтерских информационных систем. Информация о возможности компаний, их сотрудниках доступна в сети Интернет и печатается в открытых источниках.

Для большинства компаний важным критерием может служить возможность построения стандартными средствами системы распределенной информационной базы. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях (удаленные офисы, домашний компьютер бухгалтера) с одной базой в off-line режиме с последующей синхронизацией данных.

Основные возможности механизма распределенных информационных баз:
- интерактивное создание распределенной системы и выполнение обмена данными без дополнительного программирования;
- обеспечение идентичности конфигураций информационных баз, входящих в состав распределенной системы;
- подключение новых и отключение существующих узлов;
- реализация различных способов разрешения коллизий при одновременном изменении данных в разных узлах распределенной системы;
- в рамках одной распределенной информационной базы может быть создано несколько схем обмена;
- задание условий на передачу и прием изменений на уровне отдельных элементов данных;
- автоматический обмен пакетами данных.

Это достаточно сложная и востребованная технология, которая должна обеспечивать грамотное разрешение возникающих коллизий при синхронизации данных. Далеко не все системы предлагают подобную технологию.

Отдельно стоит сказать о таком критерии, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях. В этом случае часто требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании партнера по внедрению, так и собственными специалистами компании по автоматизации. Причем многие партнеры позволяют подготовить специалистов организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами организации. Этот критерий часто выходит на первый план при автоматизации бухгалтерского учета больших компаний и холдингов, где без обеспечения дополнительного функционала система окажется не работоспособной. Большинство программ при поставке самой конфигурации по ведению бухгалтерского учета предлагают средства разработки для модификации системы. Отмечу, что большинство систем, при своей открытости, обладают достаточно сложной средой разработки, требующей дополнительных знаний и опыта.

Говоря об открытости системы необходимо учитывать гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Этот критерии наиболее важен при желании пользоваться использовать именно типовую конфигурацию не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30% от разработки.

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам. В первую очередь специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных.

Подсистема расчета заработной платы во многих компаниях реализована в отдельной системе. При кажущейся простоте такой организации возникает сложный вопрос обмена данными с последующей синхронизацией. Далеко не все системы готовы обеспечить корректный обмен произведенными операциями. Это необходимо учитывать при выборе системы, т.к. важнейшей задачей автоматизации является однократный ввод данных в систему. На практике же мы часто встречаем повторный ввод данных в различные информационные системы. В данном случае следует порекомендовать компании выбирать программные продукты одного производителя, что позволит минимизировать затраты на обеспечение обмена данными между различными системами.

Необходимо отдельно сказать о комплексных системах. У пользователя часто возникает вопрос: а нужна ли мне комплексная система, если я буду пользоваться отдельными модулями? Вопрос абсолютно логичен и однозначного ответа на него не существует. Единое информационное пространство крайне удобно отсутствием необходимости различных обменов, гораздо более насыщенным функционалом, удобством администрирования и т.д.

Одним из важных моментов является сам функционал системы. Комплексные системы гораздо более приспособлены к развитию бизнеса и внедрением новых подсистем учета. Комплексные системы сейчас переживают очередной всплеск интереса в компаниях с массой разрозненных информационных баз и желанием компаний выстроить стройные информационные процессы. Стоит отметить, что внедрение единой системы требует качественной поддержки партнеров по внедрению и более высокой квалификации персонала. В качестве рекомендаций по выбору системы можно в целом сказать следующее: если подразделение бухгалтерии обрабатывает большую часть входящих первичных документах, вероятнее всего стоит остановить выбор на отдельных специализированных конфигурациях для ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Если речь идет об автоматизации компании в целом, вовлекая различные подразделения,  стоит присмотреться к внедрению комплексной информационной системы.

В последнее время пользователи подробно интересуются защищенностью введенной в систему информации. Здесь стоит сказать о защите информации от внутренних потребителей и защите от внешних факторов. Говоря о защите информации от внешних посягательств, отмечу, что в настоящее время существует большое количество программных и аппаратных средств по ее обеспечению. Причем большинство из этих средств успешно работают с большинством бухгалтерских программ. Отдельно остановлюсь на внутренней защищенности информации. Ни для кого не секрет, что необходимо обеспечить авторизацию доступа в систему, что позволит полноценно просматривать при необходимости журнал регистрации работы пользователей. Современные бухгалтерские программы позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов (справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей. Например, пользователь может оперировать документами (накладными, счетами и т.д.) по одному юридическому лицу и не иметь доступа к аналогичным документам и отчетам другого юридического лица.

Причем большинство ролей в системе можно создать без привлечения специалистов. На следующем уровне можно обеспечить ограничения для различных полей таблицы, что позволяет определять ограничения не только на уровне записей базы данных, но и на уровне отдельных ее полей.

Для больших компаний важным аспектом является масштабируемость системы (способность системы адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых задач). Последние бухгалтерские продукты могут использоваться как в файловом (количество пользователей до 10-ти), так и в клиент-серверном варианте работы (большое количество пользователей) и обеспечивают устойчивую работу с большими объемами данных.

Большинство бухгалтерских программ последних поколений разделены на следующие категории с точки зрения лицензирования:
- основные поставки, которые включают  типовую конфигурацию с базовым функционалом и возможностью использования на одном рабочем месте;
- лицензии на дополнительные рабочие места;
- лицензия на сервер приложения для обеспечения клиент-серверной работы программы;
- специализированные продукты, расширяющие область применения систем, такие как веб-расширение, продукты для карманных компьютеров и другие.

Многие компании – поставщики программных продуктов предлагают условия по зачету стоимости более ранних версий программных продуктов, при переходе на новые версии продуктов.

Отдельно стоит обратить внимание на стоимость обязательного обслуживания программных продуктов некоторых поставщиков, дающих право получать соответствующие изменениям законодательства обновления систем.

Итак, при выборе программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании целесообразно провести анализ интересующих продуктов в соответствии со следующими объективными критериями:
- базовый функционал системы
- оперативность отражения изменений законодательства
- удобство работы в системе (юзабилити)
- наличие методической литературы
- сервис и техподдержка партнера
  - уровень и количество специалистов
  - обучение пользователей
- возможность первичного переноса данных
- возможность работы в распределенном режиме (при необходимости)
- открытость системы
- гибкость системы
- возможности экспорта-импорта данных
- комплексность системы
-
защищенность системы
   - внешняя
   - внутренняя
- масштабируемость
-
стоимость и порядок лицензирования

В заключении стоит сказать, что многие пользователи делают выбор бухгалтерской системы, основываясь на собственном опыте и опыте своих коллег, часто принимая во внимание субъективное мнение. Как это не странно может выглядеть, многие пользователи продолжают использовать в своей работе ручной учет и электронные таблицы, не пользуясь современными специализированными программами. В настоящее время многие системы предлагают схожий функционал системы и сервис. При принятии решения о выборе наиболее оптимального бухгалтерского программного продукта, целесообразно основывать выбор в соответствии с описанными критериями.

Дмитрий Никаноренков, СофтБаланс

 
О сайте Конфиденциальность Реклама Карта сайта  
 
Copyright © 2010-2017 ABNONLINE.RU и Бизнес-сеть "Kinetics". All rights reserved. E-mail info@abnonline.ru